หน่วยงานส่วนใหญ่ทำงานได้ดีขึ้นในการจัดการบันทึกของรัฐบาลตามรายงานใหม่จากสำนักงานความรับผิดชอบของรัฐบาลหน่วยงาน 24 แห่งต้องปฏิบัติตามข้อกำหนด 7 ข้อเพื่อปรับปรุงการจัดการบันทึกตามคำ สั่งปี 2012จาก National Archives and Records Administration และ Office of Management and Budget ที่ออกเมื่อเดือนสิงหาคม 2012“คำสั่งนี้ทำโดยเน้นที่ความจริงที่ว่ามีข้อมูลจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ ที่อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์” วาเลอรี เมลวิน ผู้อำนวยการฝ่ายการจัดการข้อมูลและทรัพยากรเทคโนโลยีของ GAO กล่าว “ดังนั้น ความตั้งใจในที่นี้คือการพัฒนาชุดข้อกำหนดสำหรับหน่วยงานในการแก้ไขเท่าที่พยายามปรับปรุงความโปร่งใส ประสิทธิภาพ และความรับผิดชอบของการเก็บบันทึก
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์”
GAO พิจารณาว่าหน่วยงาน 24 แห่งจัดการกับข้อกำหนดได้ดีเพียงใดจนถึงเดือนธันวาคม 2014 ข้อกำหนดเจ็ดประการคือ:
หน่วยงานของรัฐบาลกลางจะจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ถาวรทั้งหมดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (กำหนดส่ง: 31 ธันวาคม 2019)
หน่วยงานจะจัดการบันทึกอีเมลทั้งแบบถาวรและชั่วคราวในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถเข้าถึงได้ (กำหนดส่ง: 15 พ.ย. 2555)
หน่วยงานต้องแต่งตั้งข้าราชการหน่วยงานระดับสูง (อบต.) (กำหนดส่ง: 15 พ.ย. 2555)
อบต.จะตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุบันทึกถาวรสำหรับการถ่ายโอนและรายงานไปยัง NARA (กำหนดส่ง: 31 ธ.ค. 2556)
เจ้าหน้าที่บันทึกของหน่วยงานจะต้องได้รับใบรับรอง NARA สำหรับการฝึกอบรมการจัดการบันทึกของ
รัฐบาลกลาง (กำหนดส่ง: 31 ธันวาคม 2014)
หน่วยงานต้องจัดทำการฝึกอบรมการจัดการบันทึก (กำหนดส่ง: 31 ธันวาคม 2014)
อบต.จะดูแลให้มีการบันทึกตามกำหนดเวลา (กำหนดส่ง: 31 ธ.ค. 2557)
เมลวินบอกกับIn Depthกับฟรานซิส โรสเมื่อวันพฤหัสบดีว่าในขณะที่หน่วยงานส่วนใหญ่ปรับปรุงการจัดการบันทึกของตนแล้ว หน่วยงาน 5 แห่งมีงานต้องทำอีกมาก
Insight by Zebra Technologies: ในการสัมมนาทางเว็บฉบับพิเศษของ Ask the CIO พิธีกร Jason Miller และแขกของเขาจาก Defense Logistics Agency และ Zebra Technologies จะเจาะลึกระบบการปรับปรุงคลังสินค้าให้ทันสมัยและกลยุทธ์ในอนาคตที่ DLA
“เราพบว่าในกรณีส่วนใหญ่ หน่วยงานได้ดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อดำเนินการตามข้อกำหนดที่ระบุไว้” เธอกล่าว
แม้ว่าหน่วยงานบางแห่งไม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดที่แน่นอนของคำสั่งได้ แม้ว่าพวกเขาอาจได้ดำเนินการตามขั้นตอนที่แนะนำบางประการซึ่งระบุไว้ในคำสั่งแล้วก็ตาม
ตัวอย่างเช่น หน่วยงานทั้ง 24 แห่งกำหนดให้เจ้าหน้าที่ระดับสูงดูแลการจัดการระเบียน แต่ 2 หน่วยงานไม่ได้กำหนดให้ อบต. เป็นระดับผู้ช่วยเลขานุการ อีกหน่วยงานไม่ยืนยันอบต.ตามกำหนด
“มีความเฉพาะเจาะจงบางอย่างในการกำหนดเหล่านี้” เมลวินกล่าว “พวกเขาต้องแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ระดับสูงในระดับหนึ่ง พวกเขาต้องยืนยันเจ้าหน้าที่เหล่านั้นเป็นประจำทุกปี ฉันคิดว่าในแผนกหนึ่ง เนื่องจากเจ้าหน้าที่ของพวกเขาไม่ได้เปลี่ยนจากปีต่อปี พวกเขาไม่เชื่อ จากนั้นจึงจำเป็นต้องยืนยันเจ้าหน้าที่คนนั้นอีกครั้ง ดังนั้นมันจึงเป็นการตีความสิ่งที่คำสั่งกล่าวจริงๆ”
เธอเสริมว่า GAO ไม่พบหน่วยงานใดที่เพิกเฉยต่อคำสั่งดังกล่าว ทุกคนกำลังดำเนินการตามข้อกำหนด
